州和地方政府长期以来一直饱受人手短缺和预算缩减之苦。这迫使各机构重新思考如何将技术和人员结合起来，以建立最高效的流程，同时满足公民的需求。现在，在白宫备忘录OMB 17-22的推动下，联邦政府也面临着同样的挑战。
2017 年 4 月的备忘录呼吁各机构通过审查流程、取 斯里兰卡电话号码 消冗余项目和减少联邦工作人员来“打造一个精简、负责、更高效的政府”。此外，它还给各机构留下了最短的时间——距离 6 月 30 日的最后期限不到三个月——来制定实施这些重大变革的计划。
这一指令让许多机构领导担心，在资产减少的情况下，他们将如何完成任务。但是，虽然裁员肯定是许多机构的必然选择，但这不一定是这个新的精简政府的必备条件。相反，领导可以借鉴州和地方政府的做法。面对类似的限制，这些机构已经采用了新的交付模式——通过消除纸张、自动化流程和提供自助服务选项，每天为公民提供服务。
联邦机构可以通过战略性地采用新技术来实现同样的目标。例如，一个用于管理内容、流程和案件的单一企业信息平台可以简化工作流程。这可以节省机构的时间和金钱，而无需裁员。事实上，有效的企业内容管理 (ECM) 系统实际上可以提高员工的效率。
OMB 备忘录 17-22 不仅旨在减少政府管理费用，还旨在“通过消除阻碍一线员工交付成果的障碍来增强机构实力”。消除纸张浪费、提高自动化程度和提供自助服务选项的正确技术可以使这一愿望成为现实。借助强大的 ECM，联邦机构可以实现：
集成：通过连接整个企业的 IT 系统，员工可以充分利用他们拥有的系统及其中的信息。集成简化了工作流程，使信息能够快速、更安全地到达正确的人手中。
自动化：通过自动从扫描仪、电子位置和移动设备捕获数据，并以多种方式提取数据，ECM 会自动从传入的文档中提取数据。这最大限度地减少了手动数据输入并加快了流程。Hyland 的 OnBase 等平台还可以自动执行重复性任务，同时在正确的时间向正确的人员提供有意义的例外情况。这可以节省交钥匙请求的时间，同时让您的员工专注于高级需求。
在线服务：借助 ECM，政府机构员工可以改变与公民互动的方式。政府信息可以在网上进行战略性组织，以便用户轻松导航到相关信息。同样，员工可以快速发布或更新在线资料，因为公民需要更好的信息。
自助服务： ECM 还通过为公民用户提供自助服务门户，大大减轻了机构工作人员的负担。ECM 无需花时间完成日常任务，而是可以启动易于使用的自助功能，让公民可以自行查找信息。这不仅减轻了员工的工作量，也让公民更加满意。
案件管理：对于公民和政府工作人员来说，最大的障碍之一是简单的请求必须经过复杂的官僚机构才能完成。如果采用手动处理，这些案件通常会产生大量的人工成本，而无法完全满足公民的需求。ECM 通过案件管理简化和监控这些流程，使公务员能够快速评估请求的状态并获取适当的信息以完成请求。
共享服务： ECM 可以扩展到整个组织，让您无需累积成本即可连接和扩展现有系统。这还允许您在收购中利用共享服务模型，从而在扩大 ECM 范围的同时降低前期和扩展成本。
快速应用开发：最后，随着政府出现新的需求，机构可以使用 ECM 快速创建新的内容和应用，以满足公民的需求，而无需购买昂贵的新 IT 系统和平台。通过快速开发，机构可以快速满足未来的需求，即使他们面临当今的预算现实。
州和地方政府已经证明，这些成本和时间节省效益可以通过正确的技术实现。这些机构利用 ECM 功能来应对政府的新现实——即使机构的财务和人力资源减少，公民仍期望获得优质的在线服务。
随着新政府对联邦政府施加同等压力以达成这种平衡，更多机构将寻求提高效率和减少工作量的资源。Hyland 的 OnBase 等企业内容管理系统可以通过自动化、集成等方式实现这一点。
